Hi Sobat, setelah kemarin kita berbicara tentang sistem manajemen, sistem informasi manajemen dan sistem informasi manajemen berbasis komputer, kini saatnya kita membahas tentang manajemen perkantoran modern.
Manajemen Perkantoran Modern
Perkataan kantor berasal dari bahasa belanda yaitu “kantoor” yang sering disamakan dalam bahasa inggris yaitu: office. Prof. Prayudi (1967:60) menjelaskan pengertian kantor yakni:
- Ruang, kamar kerja atau ruang tulis
- Markas, kompleks dimana seorang pengusaha beserta staf melaksanakan dan efektifitas waktunya
- Biro atau tempat kedudukan pinpinan dari suatu administrasi
- Instansi, badan, jawatan dan perusahaan. Manajemen Perkantoran Modern
Sedangkan perkataan office bisa diartikan :
- Kewajiban tugas, fungsi
- Jabatanh atau posisi
- Markas atau ruang dimana seorang mengusahakan, menjalankan aktifitasnya/ usahanya bersama dengan stafnya
- Jasa pelayanan “service kind help”
- Tugas pekerjaan, komposisi dan urusan-urusan tertentu
- Tempat, gedung yang dipakai sebagai pusat kerja tat usaha “place building of busaines”
Dari 2 pendapat diatas sesuai dengan perkembangan bahasa Indonesia kantor diguanakan sebagai tempat dari proses kegiatan penanganan data dan informasi. Yang dimaksud dg informasi dan penanganan axalah : pengumpulan, pencatatan, pengelolaan, penyimpanan dan pendistribusian seluruh data dan informasi. Manajemen Perkantoran Modern
Dengan demikian kata kantor dapat dirumuskan :
- Tempat/ ruangan penyelenggaraan kegiatan, pengumpulan, pencatatan, penyimpanan, pengelolaan/ penyampaian data dan informasi
- Proses penyelenggaraan kegiatan, pengumpulan, pencatatan, pengelolaan, penyimpanan dan pencistribusian data dan informasi
- Sebagai sarana pemuatan kegiatan yang bersifat administrasi/ bersifat managerial
- Administrasi perkantoran adalah: usaha penyelenggaraan untuk membantu para pemimpin organisasi dalam merencanakan, mengorganisir, menggerakkan dan mengawasi dalam pencapaian tujuan
- Pekerjaan kantor merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan/ fasilitas. Fungsi tersebut merupakan perantara dimana berbagai kegiatan organisasi disatukan sehingga kantor tersebut merupakan urat nadi organisasi
- Pekerja kantor adalah alat katalisator dari pada manajement modern karena seluruh kegiatan managerial yakni : perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan, dan mengawasi terhadap kegiatan pelayanan kantor
- Tempat penanganan kegiatan informasi/ data
- Proses penanganan info sejak dari pemnerimaan, oengriman, pencatatan, pengumpulan, pengklasifikasian, pengelolaan dan penyimpanan sampai penyaluran.
- Tempat yang bermakna statis juga tempat proses dalam arti dinamis
Perkantoran modern
Menurut kamus bahasa Indonesia adalah terbaru dan terakhir: sikap dan cara berfikir serta bertingkah sesuai dengan tuntutan jaman. Dalam hal batasan maka sifat dan sikap dan cara berfikir serta bertindak spt yang disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data dan informasi, cirri perkantoran modern memiliki banguanan dan tata ruang yang baik dengan menggunakan perlengkapan yang tepat digunakan oleh para pegawai dengan memiliki disipilin dalam melaksanakan tugasnya, professional, punya pandangan dan cara bertindak sesuai dengan ketentuan 9hukum) demikian juga dengan pengguanaan biaya yang bersifat efesien, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, produktif, berkeadilan dqan pendektan kemanusiaan. Penggunaan data dan informasi dengan system informasi manajemen dengan didukung pendataanb yang efektif, dengan menggunakan tehnologi misalnya: system computer. Biaya merupakan salah satu pertimbagnan dalam hal modernisasi perkantoran. Oleh karena itu apapun yang diguanakn / menghasilkan harus dilakukan dengan per-modul. Semakin modern perkantoran maka sifat cakupan kegiatan akan semakin mengglobal, maka kantor semakain banyak informasi yang dapat diakses sehingga peluang yang dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi dan kepentingan instansi itu sendiri dan sebaliknya pada perkantoran modern maka perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negative yang global yang bias mengacaukan kegiatan dalam kantor. Disamping manager maka peranan organisasi sangat penting, karena organisasi adalah setiap bentuk persekutuan, kerja sama 2 orang atau lebih yang terencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan terikat secara formal dalam susunan hirarki.
Prinsip manajement perkantoran modern
Organisasi dapat dilihat dari 2 aspek yaitu “ 1. sebagai kelompok orang yang bekerja sama 2. sebagai wadah.
Prinsip adalah asas yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berfikir dan bertindak, menurut Fayol dia menekankan penggunaan karena prinsip yang merupakan konstitusi yang berdasarkan petunjuk praktis dapat digunakan untuk kebutuhan organisasi. Menurut Kooritz “ dikatakan prinsip manajemen adalah fleksibel atau tidak mutlak dan harus dapat diguanakn dengan memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu
Sistematika Administrasi
- Fack finding
- Diagnosa
- Analisis
- Therapy
Pelaksanaan Perkantoran Modern
Data dan Informasi
Data adalah suatu peristiwa/ kenyataan yang mengandung suatu pengertian, keterangan untuk dijadikan dasar dalam penyusunan/ pembuatan kesimpulan/ penetapan keputusan. Data adalah bahanbakuyang setelah diolahmenjadi informasi. Manajemen Perkantoran Modern
Informasi adalah: yang telah dikelola menjadi suatu bentuk yang mengandung arti bagi penerima dan punya nilai kenyataan dalam suatu keputusan terutama menyangkut masa yang akan dating.
Berguna dan tidaknya suatu informasi tergantung pada 6 hal yaitu: 1. Tujuan penerima 2. Ketelitian, penyampaian, pengelolaan data 3. waktu 4. ruang dan tempat 5. bentuk 6. Sistematika
Pelaksanaan pekerjaan kantor modern
Fungsi kantor sebagai pusat informasi yang melaksanakan pekerjaan:
1. menerima info 2. merekam info 3. mengatur info 4. memberi info
5. Melindungi aset
Efesiensi perkantoran modern
Penetaan terhadap pelaksanaan perkantoran harus bertujuan efesiensi. Efesiensi ini menjadi dasar tentang perbandingan antara usaha dan hasil yang akan dicapai.Ada5 unsur menjadi sumber kerja sehubungan dengan efesiensi yaitu: 1. pikiran untuk mencapai cara yang termudah 2. tenaga untuik mencapai cara yang teringan 3. waktu untuk mencapai cara yang tercepat 4. ruang untuk mencapai cara yang terdekat 5. benda untuk mencapai cara yang termudah
