Dokumen adalah kumpulan data yang berbentuk nyata dan diperoleh berdasarkan sistem pengelolaan data yang disebut dengan proses dokumentasi. Tanpa adanya dokumentasi, data tersebut tidak akan menjadi sebuah dokumen yang real. Dan menurut para ahli, dokumentasi adalah proses yang dilakukan secara sistematis mulai dari pengumpulan hingga pengelolaan data yang menghasilkan kumpulan dokumen. Dokumentasi itu sendiri tujuannya adalah untuk memperoleh dokumen yang dibutuhkan berupa keterangan dan hal-hal yang membuktikan adanya suatu kegiatan yang didokumentasikan.
Proses dokumentasi dilakukan melalui beberapa tahapan penting untuk mendapatkan kumpulan data yang nantinya menjadi sebuah dokumen. Tahapan dokumentasi tersebut diantaranya adalah:
- Mencari dan mencatat data sebanyak-banyaknya,
- Mengumpulkan data tersebut menjadi satu kesatuan,
- Mengolah dan memproduksinya dalam bentuk dokumen,
- Membagi dan menyebarluaskan dokumen hasil proses dokumentasi kepada pihak-pihak yang diperkenankan dan mempunyai kepentingan tertentu,
- Mengamankan dan menyimpan keseluruhan dokumen yang telah dibuat agar terpelihara dengan baik bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.
Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli
Itulah serangkaian tahap demi tahap proses dokumentasi. Dan perlu diketahui, dokumentasi dapat menghasilkan beberapa jenis dokumen yang berbeda dan sesuai dengan tingkat kebutuhan masing-masing pihak yang melakukan proses dokumentasi tersebut. Jenis dokumen terdiri dari dokumen primer, sekunder dan tersier. Dalam sebuah perusahaan dan lembaga penting, seluruh kegiatan dokumentasi harus selalu dilakukan agar menghasilkan ketiga jenis dokumen tersebut. Bahkan untuk kepentingan pribadi, dokumentasi juga diperlukan untuk mengoleksi dokumen yang sifatnya pribadi, seperti foto, barang-barang antik dan lain sebagainya.
Dengan mendokumentasikan seluruh hal yang dianggap penting, maka dokumen akan selalu tertata rapih dan mudah ditemukan kembali. Itulah sebabnya proses dokumentasi amat baik untuk kepentingan bersama khususnya dalam sebuah perusahaan. Selain itu, dokumen yang telah didokumentasikan pasti akan berguna untuk kebutuhan kerja di masa yang akan datang sebagai contoh atau sumber informasi dalam mengerjakan hal-hal serupa agar lebih mudah terselesaikan. Itulah manfaat yang bisa didapatkan jika proses dokumentasi data dilakukan dengan baik sehingga mempermudah dan memperlancar seluruh kegiatan yang berhubungan dengan dokumen tersebut.
