Membangun Kelembagaan

Artikel ini berhubungan dengan artikel sebelumnya yaitu Pembangunan Kelembagaan. Jika sahabat belum baca, silakan baca dulu ya.

Definisi Struktur Kelembagaan

Menurut  Yusani dan Widjajakusuma  struktur kelembagaan adalah cermin miniature organisasi yang mencakup proeses penetapan struktur organisasi yang mencakup proses penetapan struktur peran melalui penentuan kegiatan yang harus yang ditempuh untuk mencapai visi, misi dan tujuan serta bagian-bagiannya, pengelompokan aktifitas, penugasan kelompok aktifitas, pendelegasian wewanang, serta pengkordinasian hubungan-hugbungan wewenang dan informasi baik horizontal atau vertical.

Menurut Passolong  struktur kelembagaan adalah kerangka organisasi yang merupakan visualisasi dari tugas dan wewenang serta tanggung jawab. Jabatan dan jumlah pejabat serta batas-batas formal dalam hal apa lembaga itu beroprasi.

Menurut Hardjito bahawa penerapan struktur memerlukan pemenuhan 7 prinsip :

  1. Perumusan tujuan
  2. Kesatuan arah
  3. Pembagian kerja
  4. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab
  5. Koordinasi
  6. Tigkat pengawasan
  7. Rentang manajemen

Menurut Hardjito bahwa kemampuan seseorang pemimpin mengawasi bawahannya secara efektif hanya 5-10 orang bawahan, semantara Handoko menyatakan hingga 3-8 orang bawahan.

William H. Newman menganjurkan supaya tingkat lembaga yang paling atas berkisar antara 3-7 orang. Lyndal Urwich bahwa bentuk ideal lembaga ialah tidak lebih dari 4 orang bawahan pada tingkat pertama sedangkan pada tingkat kedua  berkisar 8-12 orang.

Sarundajang menekankan bahwa kecenrungan global sudah mengarah pada model birokrasi yang ramping, karena disamping dapat bergerak dengan lincah , juaga dapat menghemat anggran belanja organisasi. Hal inilah yang menyababkan presiden Clonton lebih memilih organisasi kecil tapi efektif . masa organisasi yang hararki telah lewat (big government is over).

Tiga Tahap dalam Membangun Struktur Kelembagaan

Menurut Dwidjowijoto untuk membangun struktur kelembagaan publik ada 3 tahap yang harus dilalui :

1. Reorentasi

  • Lembaga publik harus berorentasi pasar. Jika selama ini lembaga publik cenderung berorentasi pada upaya untuk memuaskan pelayanan pada pejabat pemerintah atau pimpinan birokrasi, sudah saatnya untuk berorentasi pasar dan pasar birokrasi adalah seluruh masayarakat. Dengan demikian ukuran keberhasilan manajemen organisasi publik bukan sejauhmana ia memuaskan para birokratnya atau para politisi akan tetapi sejauh mana ia memuaskan orang yang dilayani.
  • Lembaga publik sebaiknya memiliki hak berkembang menjadi sebuah organisasi professional seperti halnya organisasi bisnis. Kaidah-kaidah keprofesionalan harus diterapkan yakni Jabatan structural dalam organisasi sebaiknya dipersainkan minimal melalui fit and provert test dan Menutup political appintty, jabatan structural dalam organisasi publik tidak memberikan peluang untuk diisi oleh politisi demi menjaga netralitas organisasi publik.
  • Membangun organisasi kontra birokrasi, untuk menilai berhasil tidaknya organisasi publik bukan ditentukan oleh hasil penilaian atau pengukuran internal pemerintah, tetapi justru ditentukan oleh masyarakat atau ada semacam lembaga otonom yang akan menjadi lembaga penilai atau pengawas.

2. Restrukturisasi

  • Perampingan struktur organisasi publik. Organisasi yang memiliki struktur yang gemuk sebaiknya dirampingkan karena di samping memberikan dampak yang signifikan terhadap keuangan daerah juga berdampak terhadap pembengkakan organisasi melalui pembentukan beberapa unit organisasi yang relative sama pada akhirnya mengarah pada profiferasi organisasi. Kondisi ini berpotensi pada terjadinya disharmoni antar organisasi publik sebagai akibat tarik menarik kewenangan.
  • Penampilan fungsi yang tidak seharusnya dilaksanakan oleh pemerintah. Pemerintah menghilangkan monopoli dengan memberikan peluang kepada pihak swasta untuk mengelolanya misalnya dibidang telekomonikasi atau membentuk BUMD.

3. Aliansi

Aliansi dilakukan karena adanya keterbatasan dari kompetensi organisasi publik sehingga ia harus berbagi tugas dengan organisasi bisnis dan nirlaba. Hal ini berarti organisasi publik harus bermitra dengan organisasi swasta dan LSM.

Jenis Struktur Kelembagaan

Menurut Geabler ada lima strategi struktur kelembagaan publik dalam merespons mekanisme pasar.

Strategi Inti

Mengapa dikatakan strategi inti? Karena peran terpentng dimainkan oleh pemerintah adalah regulator. Pemerintah dibaratkan sebuah perahu, peran pemerintah bisa sebgai pengemudi yang mengerahkan jalannya perahu sedangkan yang mengayuh perahu agar berjalan ke tempat tujuan adalah lembaga lain di luar lembaga publik. Ingat! Pesan Drucker  bahwa hanya ada 3 hal yang dapat dilakukan pemerintah yakni usaha yang bersifat monopoli (selamanya), usaha yang dianggap sebagai lambag kesucian dan ultimate, diluar usaha-usaha itu jika pemerintah mengerjakannya merupakan pekerjaan yang sia-sia.

Pertama : Suatu usaha pemerintah hanya dapat bekerja jika itu merupakan monopoli yaitu jika tidak ada atau tidakm dimungkinkan adanya persaingan. Kata kunci adalah sepanjang usaha yang menyangkut hayat hidup orang banyak, dan hanya ada satu pilihan, lebih baik jika dikelola oleh pemerintah, keran jaminan satu-satunya pemegang jaminan bahwa monopoli berjalan dengan lebih baik adalah kalau ia dipegang oleh pemerintah..

Kedua : jika memang usaha selamanya. Menyelenggarakan pendataan penduduk, mengatur pemilihan umum, menarik pajak, mengelola keamanan social, adalah pekerjaan yang harus dilakukan oleh pemerintah. Karena tidak bisa diserahkan pada swasta.

Ketiga : Jika yang dilakukan itu sesuatu yang menyangkut moral social, sebuah simbul kesucian. Hal ini berarti pemerintah melakukan sesuatu yang tidak dapat diperjual belikan seperti hokum, etika social, moral bersama.

Pendekatan dalam strategi inti

  • Perampingan dan penggabungan, perampingan adalah rasionalisasi lembaga publik yang serumpun atau sejenis bermuara pada pengurangan struktur kelembagaan yangh dianggap kurang efektif dalam pelayanan publik.
  • Privatisasi, dilakukan untuk lebih mengfektifkan pelayanan dan mengefesiensikan penglolaan keuangan lembaga publik dengan mengalihfungsikan tugas-tugas pemerintah ke lembaga swasta termasuh BUMD seprti Perusda Parkir, Perusda potong hewan, perusda terminal dll.

Strategi Konsekuensi

Pendekatan konsekuensi mensyaratkan untk menghargai para pegawai yang bekerja dengan baik dan menghukum mereka jika berkinerja buruk, strategi ini mengembangkan cara melalui pemberian bonus dan gaji yang lebih tinggi bagi yang berperestasi. Strategi ini mengacu pada pendekatan :

  • Manajemen perusahaan, disadari bahwa kita tidak bias menjalankan lembaga seperti lembaga bisnis, tetapi seperti yang yelah dibuktikan di selendia baru, kita bias menjalankan beberapa lembaga publik seperti bisnis, jika sebuah lembaga publik menghasilkan barang atau jasa yang bisa dijual kepada pelanggan, maka lembaga tersebut bisa menerapkan manajemen perusahaan dalam bentuk BUMN. Untuk menciptakan lembaga publik beroperasi sebagai perusahaan, perlu menempuh cara lain :
  • Harus memilah aktifitas pemerintah yangbersifat komersial dan memberinya struktur kelembagaan yang membuatnya sacara financial accountable.
  • Membuat lembaga tersebut bergantung langsung pada pelanggan dalam hal pendapatan
  • Memberi kebebasan untuk merespons pelanggan termasuik sistem control administrative
  • Menciptakan kompetesi diantara mereka, jika lembaga itu sifatnya monopolistic, gunakan peraturan untuk menciptakan konsekuensi.

Melalui pendekatan ini lembaga tidak memperoleh pendapatan dari anggaran pemerintah, tetapi langsung mengumpulkannya dari pelanggan mereka menjual barang atau jasa. Jika mereka gagal membangun kinerja kelembagaan maka akan menjadi kegagalan bagi seluruh pegawainya. Sebaliknya keberhasilan akan membguahkan imbalan berupa meningkatnya pebdapatan meraka. Hal ini berarti bahwa konsekuensi lahir dari pelanggan lembaga.

Keunggulan manajemen perusahaan antara lain sebagai berikut :

  1. Manajemen perusahaan membuat lembaga publik bertanggung jawab terhadap pelanggannya
  2. Menajemen perusahaan mempertajam konsekuensi atas kinerja lembaga publik
  3. Manajemen perusahaan menghemat uang karena sederhana administrasinya.
  • Kompetesi teratur

Apabila kita tidak bisa membuat lembaga publik pemberi pelayanan menjadi sebuah lembaga yang beroprasi sebagaimana layaknya sebuah perusahaan, kita masih bisa membuat perusahaan tersebut berkompetesi. Pendekatan ini disebut kompetesi teratur untuk menekankan bahwa lembaga publik harus bersaing secara sehat.Ada2 jenis kompetesi teratur

Pertama, Tender kompetetif. Pada pendekatan ini memaksa lembaga untuk berkompetesi menyediakan barang atau jasa yang akan dibayar oleh sector pemerintah. Tender kompetetif terdapat 3 jenis yaitu kompetisi swasta lawan swasta, kompetisi pemerintah lawan swasta dan kompetisi pemerintah lawan pemerintah.

Kedua, Benemarking kompetitif. Pada pendekatan ini melakukan pengukuran dan perbandingan kinerja antar lembaga publik, kemudian mengumumkan melalui media massa. Lembaga punlik kurang memiliki kompetisi dimana pejabat dan pegawainya akan menerima konsekuensi secar proporsional berdasarkan tanggung jawab yang dimiliki. Lain halnya lembaga yang memiliki kinerja yang baik akan menerima apresiasi dari pemerintah dan masyarakat.

  • Manajemen kerja

Menajemen kerja memiliki ancaman yang lebih kecil terhadap konsekuensi yang dapat diterima oleh para pegawai negeri melalui pendekatan ini kinerja lembaga dapat ditingkatkan dengan cara:

  1. Insentif psikologis. Insentif yang dimaksud adalah pengembangan karir dan pengakuan pribadi dari manajer senior. Banyak orang berasumsi bahwa insentif financial adalah yang paling ampuh. Uang memang penting, tetapi bukan berarti segala-galanya. Di Australia urutan uang menmpati urutan ketiga setelah insentif psikologis.
  2. Bonus. Penghargaan uang di luar gaji.

Strategi pelanggan

Strategi ini muncul sebagai implikasi dari fenomena bahwa terdapat kecendrungan lembaga publik lebih mengdepankan akuntabilitas secra horizontal melalui strategi ini pelanggan memiliki pertan untuk meminta akuntabilitas terhadap pemerintah sebagai penyedia jasa pelayanan, sehingga posisi lembaga publik semakin menempatkan diri sebagai institusi yang harus memiliki kinerja tinggi. Apabila lembaga pubkik beetanggung jawab kepada pelanggannya maka perilakunya akan berubah karena dapat memaksa lembaga untuk bertanggung jawab bukan hanya kepada atasan langsungnya tetapi juga pada orang yang dilayani.Ada3 pendekatan dalam strategi ini :

  1. Pendekatan pilihan pelanggan. Pada pendekatan ini lembaga publik diceburkan dalam mekanisme pasar, sehingga pelanggan memiliki kebebasan untuk memilih lembaga yang dianggap mampu memberikan pelayanan yang terbaik kepadanya. Lembaga yang tidak mempu membrikan respons positif terhadap kebutuhan pelanggan maka akan ditinggalkan oleh pelanggannya, bahkan lembaga tersebut akan mengalmi kebangkrutan, lain halnya kalau lembaga itu memiliki kinerja yang baik akan dapat semakin eksis dan dapat memperoleh keuntungan berupa laba. Pendekatan ini dapat dilakukan apabila terdapat dua atau lebih lembaga yang penydia jasa yang selama iniberhubungan dengan pelanggannya, disamping itu juga pemerintah perlu menyediakan informasi yang bisa diakses mutu dan biaya yang diterapkan oleh masing-masing penyedia jasa.
  2. Pendekatan mutu pelayan. Pendekatan ini digunakan untuk menjadikan pelanggan sebagai pengontrol jalannya pelayanan yang dilakukan oleh lembaga publik. Oleh karena itu, setiap lembaga harus menyediakan alat pemastian mutu pelanggan :
    • Standar pelayanan pelanggan. Standar pelayanan pelanggan adalah : standar mutu misalnya pelanggan akan menungggu tidak lebih dari 5 menit dalam antrian.
    • Pengabaian pelanggan. Lembaga publik akan memberikan beberapa bentuk kompensasi kepada pelanggannya ketika lembaga gagal emmenuhi standar pelayanannya.
    • Inspeksi mutu pelayanan. Kinerja lembaga publik akan diinspeksi secara diam-diam oleh tim yang terdiri dari kaum professional dan non professional sehingga dapat diketahui kualitas pelayanan terhadap pelanggannya

Keunggulan strategi pelanggan :

  • Sistem berorentasi pelanggan memaksa jasa untuk dapat bertanggung jawab kepada pelanggannya.
  • Mengingat pelanggan dapat memilih dalam memilih kebutuhannya, pemberi jasa harus tetap mencari umpan balik mengnai kebutuhan pelanggannyadan kemudian berusaha untuk memenuhinya
  • Sistem berorentasi pelanggan lebih banyak inovasi. Ketika membri jasa harus bersaing dengan lembaga lain, merka terue menerus mencari cara untuk megurangi biaya dan meningkatkan mutu pelayanan sehingga para pelanggan tertarik untuk menjadi bagian dari pelayanan  lembaga.
  • Sistem berorentasi pelanggan menciptakan peluang lebih besar bagi keadilan

Strategi pengendalian

Strategi ini menyaratkan agar lebih mengedepankan desentralisasi sehingga setiap lembaga yang ada pada setiap daerah lebih fleksibel dalam merspons kebutuhan masyarakat.

Strategi ini mengacu pada 3 pendekatan :

  • Perberdayaan lembaga

Lembaga dapat lebih leluasa melakukan tugasnya jika memilki kewenangan yang luas dan pola kerjanya tidak birokratis. Oleh karena itu jika menginginkan lemmbaga yang berdaya maka sebaiknya melakukan desentralisasi lembaga. Lembaga harus dekat dengan pelanggannya dan memilki kecepatan dalam merespon berbagai kebutuhan mereka, hal ini dapat dilakuan jika lembaga yang berada pada hirarki tertinggi membrikan sebagian kewengangannya kepada lembaga hirarki terdepan. Adapun kewenangan yang dimaksud adalah desentralisasi kelembagaan, desentralisasi kepegawaian dan desentralisasi budget.

Keunggulan desentralisasi lembaga :

  1. lembaga yang terdesentralisasi jauh lebih fleksibel dari pada yang tersenralisai, lembaga tersebut dapat memberi respon dengan cepat terhadap lingkungan dan kebutuhan pelanggan yang berubah
  2. organisasi yang terdesentralisasi jauh lebih efektif dari pada yang tersentralisasi
  3. lembaga yang terdesentralisasi jauh lebih inofatip dari pada yang tersentralisasi
  4. lembaga yang terdesentralisasi menghasilkan semangat kerja yang lebih tinggi, lebih banayk komitmen dan lebih besar produktifitas.
  • Pemberdayaan pegawai

Diantaranya dilakukan melalui program pengembangan infestasi pegawai (pengembangan spritualitas dan pengembangan pelatihan) serta program penghargaan (apresiasi materi dan apresiasi non materi)

Related posts: