Sistem Informasi Manajemen UIN Alauddin Makassar. Pada pembahasan sebelumnya kita telah melihat secara detail tentang Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer dan Sistem Informasi Manajemen. Kali ini kita akan melihat bagaimana penggunaan sistem informasi manajemen di UIN Alauddin Makassar.
Sistem adalah suatu totalitas terpadu, terdiri dari unsur atribut yang masing-masing saling berhubungan, terkait mempengaruhi dan tergantung. Informasi adalah data yang telah terproses ke dalam suatu bentuk dan isi yang mempunyai arti bagi pemakai dalam proses pengambilan keputusan. Sedangkan sebagian ahli memberikan batasan tentang sistem informasi seperti:
- Alter (1992): Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi
- Bordnardan Hapood (1993); sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna
- Gelinas, Oran dan Wiggins (1990) sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, penyimpanan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai
- Hall (2001); sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai
- Turban, McCan, dan Wetherbel (1999); sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.
Kata informasi sendiri terdiri dari dua suku kata yaitu in = di dalam sedangkan formasi berarti sesuatu yang diangkat untuk disajikan. Jadi informasi adalah sesuatu yang diangkat ke dalam lalu diproses, diolah menjadi data lalu kemudian disajikan kepada konsumen atau pemakai menjadi bahan masukan.
Sistem Informasi Manajemen UIN Alauddin Makassar
Sifat-sifat informasi menurut para pakar informasi sebagai berikut:
- Informasi yang relevan dan yang tidak relevan yang dimaksud dengan informasi yang relevan adalah informasi yang ada hubungannya atau ada kepentingan yang bagi si penerima, sedangkan informasi yang tidak ada atau sedikit sekali kepentingan bagi si penerima
- Informasi dapat berguna dan kurang berharga, sebagai contoh; informasi tentang kenaikan harga minyak tanah tidak berguna bagi suatu pimpinan kantor depdikbud tetapi berguna baginya sebagai pribadi (kepala keluarga)
- Info dapat tepat waktunya dapat pada tidak tepat waktunya
- Informasi dapat valid dan tidak dapat valid. Apabila info yang diberikan kepada seseorang merupakan informasi yang keliru, maka informasi tersebut merupakan informasi yang tidak valid
- Faidah informasi
Pengertian Manajemen
Ada beberapa pendapat tentang manajemen diantaranya 1) ada yang mengatakan bahwa manajemen itu merupakan sebuah kegiatan; pelaksanaan disebut manajing dan orang yang melakukannya disebut manajer.
Yang lain berpendapat bahwa manajemen adalah usaha pendinamisasian, pengarahan, pengkoordinasian, proses pengambilan keputusan, penatalaksanaan, pengendalian, pemeliharaan dan pengembangan suatu organisasi dengan cara yang berdaya guna dan berhasil guna untuk mewujudkan tujuan UIN Alauddin Makassar sebagai organisasi formal.
Berbicara masalah manajemen tentu tidak lepas dari pembicaraan tentang apa itu sistem informasi.
Sistem informasi manajemen bukan hanya terdiri dari perangkat-perangkat komputer dan jaringan komunikasi, tetapi merupakan sistem informasi seluruhnya, yang mendukung segenap proses manajemen nasional dan proses pemerintahan.
Guna mendasari rancang bangun, pengoperasian maupun pengendaliannya diperlukan suatu pedoman. Konsepsi pedoman ini harus dimengerti dan disepakati oleh semua pihak yang terlibat dalam simnas atau menjadi suatu kebijakan pimpinan nasional yang akan diikuti semua pihak.
1. Asas-asas Simnas
Asas-asas yang dipakai dalam merencanakan dan menerapkan Simnas adalah sebagai berikut:
a. Asas keterpaduan
Sim mendukung simnas yang terpadu, keterpaduan ini Sim UIN dapat diwujudkan melalui hubungan komunikasi yang lancar dan sentralisasi perencana serta desentralisasi pelaksanaan
b. Asas pembakuan / standarisasi
Pembakuan/ standarisasi diperlukan untuk memungkinkan perpaduan antar sistem misalnya dalam hal-hal:
- Elemen data
- Kodifikasi
- Dokumen sumber data
- Sistem pengolahan
- Sistem penyimpanan dan keluaran
- Dokumentasi sistem
- Pendidikan dan latihan
- Sistem komunikasi
c. Asas Manfaat
Sim menyajikan informasi yang bermanfaat dengan cepat dan akurat. Sim dirancang dan dikembangkan sesuai kebutuhan serta bermanfaat optimal baik sebagai sarana pengambilan keputusan, urat nadi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi maupun dalam meningkatkan daya guna ketatalaksanaan sim mencegah pengolahan data yang berlebihan yang tidak dibutuhkan dan tidak bermanfaat
d. Asas keamanan dan keandalan
Sebagai sarana pengambilan keputusan yang vital, maka keandalan, keamanan dan pengamanan sim sangat penting untuk mendapatkan perhatian khusus. Sim dirancang sedemikian rupa sehingga baik aspek perangkat keras maupun perangkat lunak dan perangkat komunikasinya menjamin keamanan dan kerahasiaan informasi yang diolah dan disalurkan dalam simnas. Keandalan diupayakan antara lain dengan menyediakan sarana-sarana cadangan (back up) terutama guna mendukung keputusan-keputusan yang sangat penting
e. Asas pemilikan
Simnas yang bersifat nasional adalah milik nasional. Informasi yang diolah dan disajikan adalah milik nasional yang diatur sesuai kewenangan dan manfaat, serta sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku. Informasi milik nasional ini disajikan secara cepat, akurat dan lengkap dimana ia dibutuhkan pada seluruh proses tatanan pengambilan keputusan berkewenangan, tanpa mempersoalkan asal usul dan pemilikan informasi.
f. Asas Sinergisme
Dalam suatu organisasi yang sehat dan bertumbuh dengan baik hubungan yang saling menguntungkan antara bagian dan antar sektor sangat penting bagi tercapainya tujuan organisasi tersebut.
Dengan sim informasi yang diolah dan dihasilkan oleh satu bagian atau sektor akan bermanfaat bagi bagian atau sektor-sektor lainnya. Dengan demikian melalui sim, sinergisme antar unsur-unsur pemerintah sendiri dan antara pemerintah dengan masyarakat akan semakin meningkat.
g. Asas Kemandirian
Tanpa sim yang terpadu ketergantungan pengelolaan negara pada informasi yang dihasilkan oleh organisasi bahkan negara-negara lain akan terus berkelanjutan. Dengan sim yang memiliki pusat pengelolaan yang memadai, baik data yang lengkap serta sarana komunikasi yang mencukupi, kemandirian akan meningkat dan mengurangi kerawanan akibat ketergantungan.
2. Struktur Sim
a. Pola jaringan sim
Sim tidak bertumpuk pada pemusatan sistem informasi yang tunggal suatu pusat sistem informasi nasional. Hal ini bukan saja penting dilihat dari segi keamanan, akan tetapi juga dari segi kegunaan dan segi manfaat yang telah disebutkan. Karenanya, pola perkembangan (institusional architecture) yang tepat bagi simnas adalah pola jaringan. Bentuk pola pelembagaan dan pola jaringan simnas ini bertumpuk pada beberapa atribut pokok, sebagai berikut:
- Keseimbangan yang dinamis antara prinsip sentralisasi dan desentralisasi. Atribut ini tidak menghendaki adanya kelakuan dalam menerapkan falsafah rancang bagi rencana sim
- Pengolahan yang tersebut (distributed processing) akan mendukung pertumbuhan simpul-simpul jaringan (network nodes) secara sehat namun terarah pada keterpaduan sistem secara keseluruhan. Atribut ini penting mengingat peringkat simnas yang bersifat nasional memerlukan peran serta yang positif dan dinamis dari simpul-simpul di atas.
- Pengkhususan simpul-simpul jaringan agar tercapai spesialisasi dalam jenis informasi yang ditangani oleh tiap-tiap simpul jaringan sim
- Duplikasi data dan informasi di antara simpul-simpul jaringan sim bersifat terbatas, agar asas manfaat dan asas keamanan/keandalan dapat diterapkan dengan sebaik-baiknya
- Pembakuan antara muka (interface), sehingga komunikasi antar simpul dapat dilakukan dengan tepat dan cepat
- Pola arsitektur jaringan yang dipakai dalam simnas bertatanan emarfus (amorphous) dengan pola hubungan antar simpul yang bersifat relasional penuh
- Setiap pemakai sim berinteraksi dengan jaringan sim melalui sebuah gerbang jaringan (network gateway) yang dirancang menurut bakuan antar muka
b. Jenis-jenis informasi dalam simnas
1. Jenis-jenis informasi menurut tingkat keputusan
- Keputusan strategi
- Keputusan taktis/manajerial
- Keputusan operasional
2. Menurut proses sismenas
3. Menurut aspek kehidupan berbangsa dan bernegara
Sim harus mampu menyajikan informasi tentang :
- Kependudukan yang komprehensif menyangkut pertumbuhan persebaran dan kualitas serta struktur umur dan lain sebagainya
- Sumber daya alam menyangkut macam, jumlah, distribusi keadaan dan lain-lain
- Geografis yang menyangkut antara lain pemetaan, tata guna taman dan lain-lain
- Ideologi dan politik yang pada hanya sangat terkait dengan informasi kependudukan
- Ekonomi yang menyangkut banyak sektor antara lain industri, keuangan, perdagangan, pariwisata dan lain-lain
- Sosial budaya
- Pertahanan keamanan
- Situasi internasional yang berpengaruh
3. Pengoperasian Sim
Untuk dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan, sesuai dengan jenis-jenis informasi diperlukan usaha yang merupakan pengoperasian dari sim. Pengoperasian sim merupakan rangkaian kegiatan yang harmonis dari fungsi-fungsi sim yang meliputi pengumpulan data, pengolahan data, penyimpanan data, penyajian informasi serta pemakaian informasi yang kesemuanya didukung dengan sistem komunikasi yang memadai.
Masing-masing kegiatan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Pengumpulan data / informasi
Sumber data adalah masyarakat dan lingkungannya. Dari masyarakat melalui lembaga-lembaga hidup bersama dan organisasi masyarakat, organisasi politik bahkan melalui perorangan didapatkan informasi / data tentang aspirasi masyarakat. Informasi lainnya didapatkan melalui kegiatan-kegiatan sektoral, media massa, survei dan sensus yang secara khusus dilakukan untuk mendapatkan data serta monitoring kegiatan masyarakat dan kehidupan berbangsa dan bernegara
b. Pengolahan data dan informasi
Pengolahan data disini mencakup penataan, klasifikasi, penyiapan serta validasi data perhitungan dan pengolahan baik secara manual maupun secara elektro mekanis serta oleh komputer sesuai perangkat lunak yang dipakai untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Dalam pengolahan ini termasuk pengembangan model-model (sistem ramalan) yang membantu pengambilan keputusan, pengolahan dapat dilakukan secara ‘on line’ ataupun secara ‘batch off line’
c. Penyimpanan data/ informasi
Maksud penyimpangan data adalah penyimpanan secara sistematis dan teratur sehingga sewaktu-waktu diperlukan, data atau informasi tersebut mudah diperoleh kembali.
Perangkat penyimpanan dapat berupa:
1. Penyajian informasi
Penyajian informasi dalam format-format yang diinginkan melalui unit keluaran dari pusat pengolahan, maupun melalui bank data yang dapat diakses terminal tertentu atau fasilitas telekomunikasi
2. Pemakaian informasi
Pemakaian informasi dapat berinteraksi dengan unit pengelolah secara ‘online’ dan dapat pula tidak terhubung secara langsung dengan unit pengelolah. Informasi yang dihasilkan dipakai untuk pengambilan keputusan dalam rangka penyusunan kebijakan, perencanaan, penyusunan, program, kegiatan pelaksanaan, pengendalian pengawasan dan penilaian atau pelaksanaan tugas.
3. Sistem komunikasi
Sistem ini berfungsi untuk menghubungkan masing-masing kegiatan atau fungsi tersebut di atas sehingga merupakan suatu sistem integral. Selain perangkat fisik komunikasi, disini diperlukan juga perangkat lunak protokol yang mengatur hubungan tersebut. Sistem Informasi Manajemen UIN Alauddin Makassar
