Pengertian Arsip
Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (coffie work) lainnya, formulir surat, dan lamaran.
Arsip menurut kata berasal dari bahasa Belanda yakni arhief menurut Atmosudir do (1982, 157-158), archief dalam Belanda mempunyai pengertian sebagai berikut :
1) Tempat penyimpnan secara teratur bahan-bahan arsip, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat dan sebagainya
2) Kumpulan teratas, dari pada bahan-bahan kearsipan tersebut
3) Bahan-bahan yang harus diarsipkan itu sendiri
Penggolongan arsip
1) Penggolongan arsip menurut subjek atau isinya
2) Penggolongan arsip menurut bentuk atau wujud
3) Penggolongan arsip menurut sifat kepentingan
4) Penggolongan arsip menurut nilai atau kegunaannya
5) Penggolongan arsip menurut keseringan penggunaanya
6) Penggolongan arsip menurut fungsinya
7) Penggolongan arsip menurut penyimpanan dan pemeliharaannya
8) Penggolongan arsip menurut keasliannya
Kelebihan arsip elektronik
1) Arsip elektronik dapat mempercepat proses penyimpanan arsip
2) Dapat memberikan kenyamanan bagi arsip
3) Dapat menyimpan arsip dalam jumlah yang besar
4) Memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan arsip
5) Tidak membutuhkan biaya, tenaga serta tempat yang terlalu besar
6) Cepat menemukan kembali informasi yang diinginkan oleh user (pemakai)
Kekurangannya
1) Mudah diketahui oleh orang lain
2) Membutuhkan tenaga dan bantuan dari unsur lain
3) Mudah rusak dan cepat menghilang
4) Keasliannnya dapat dirubah
5) Sulit dijangkau dan dimengerti masyarakat awam
6) Tidak menunjukkan keaslian arsip
Manfaat Arsip Elektronik
Status arsip mempunyai nilai atau kegunaan diantaranya sebagai berikut ada 7
1) Nilai kegemaran administrasi (values for administrated use)
2) Nilai kegunaan hukum (value for legal use)
3) Nilai keuangan (for fiscal use)
4) Nilai kebijaksanaan (for policy use)
5) Nilai kegunaan untuk pelaksanaan kegiatan (values for operating use)
6) Nilai kegunaan untuk sejahtera (values for historical use)
7) Nilai kegunaan untuk penelitian
Disamping itu ada pula yang mengemukakan bahwa arsip mempunyai 6 nilai yaitu :
1) Nilai administrasi
2) Nilai hukum
3) Nilai keuangan
4) Nilai penelitian
5) Nilai pendidikan
6) Nilai dokumentasi
